Dodavatelské smlouvy

Dodavatelské smlouvy

V tomto článku se budeme zabývat problematikou dodavatelských smluv – zejména jejich specifiky a dále tím, na co si při jejich uzavírání mají dát odběratel i dodavatel pozor. Ve druhé části článku se zaměříme na smlouvy subdodavatelské, a to opět z hlediska možných rizik.

„Dodavatelskými smlouvami“ ve smyslu tohoto článku jsou smlouvy s obchodními partnery, tj. nikoliv smlouvy s dodavateli energií, telefonními operátory apod. Tyto smlouvy mají zcela zvláštní povahu a při jejich uzavírání je značně omezený prostor pro vyjednávání a ovlivnění obsahu, proto se jimi dále nezabýváme.

1. Smlouvy s dodavateli

Občanský zákoník (zákon č. 89/2012 Sb., dále jen „OZ“) neuvádí dodavatelské smlouvy jako zvláštní kategorii. Nejčastěji se bude jednat buď o kupní smlouvu (§ 2079 a následující OZ), nebo o smlouvu o dílo (§ 2586 a následující OZ). Mohou být ovšem uzavřeny i tzv. smlouvy nepojmenované (inominátní), tedy zákonem výslovně neupravené, například „smlouva o obchodní spolupráci“. Možnost uzavírat nepojmenované smlouvy připouští § 1746 odst. 2 OZ.

Hlavní charakteristikou dodavatelského vztahu je jeho dlouhodobost; v případě dodavatelské smlouvy se tedy bude uzavírat jedna zastřešující rámcová smlouva, na jejímž základě budou probíhat dílčí plnění. Pro dílčí plnění mohou být uzavírány samostatné smlouvy, nebo lze plnit méně formálně na základě potvrzených závazných objednávek. V každém případě doporučujeme i u objednávek trvat na písemné formě nebo alespoň na e-mailové komunikaci, a to jak ze strany dodavatele, tak i odběratele. Telefonickou komunikaci je v případě nejasností nebo sporů velice obtížné prokázat.

U dodavatelských smluv se často vyskytují odkazy na obchodní podmínky (v souladu s § 1751 odst. 1 OZ), a to jak odběratele, tak i dodavatele. Na rozdíl od spotřebitelských obchodních podmínek zde není nutné znění obchodních podmínek předložit druhé straně. Postačí, jsou-li oběma stranám známy.

V rámcové smlouvě je vhodné upravit především následující body:

  • Předmět smlouvy – tj. co má být dodáno
  • Podmínky uzavření dílčích smluv, případně proces potvrzování dílčích objednávek
  • Platební podmínky
  • Sankce za porušení smlouvy
  • Ukončení jak rámcové, tak dílčích smluv

Vždy bude platit, že pokud si strany pro dílčí plnění dohodnou něco jiného, než je uvedeno v rámcové smlouvě, má přednost tato dílčí dohoda.

Rámcové smlouvy budou zpravidla obsahovat závazek odběratele odebrat zboží či služby v určité minimální hodnotě nebo množství a tomu odpovídající závazek dodavatele, že zboží či služby v tomto množství dodá. Dodavatelská smlouva tedy zavazuje na delší dobu a k plnění za celkově vyšší částky. Právě z důvodu delšího trvání smluvního vztahu jsou ovšem celkové částky za položku zpravidla nižší, než by tomu bylo u klasických jednorázových smluv.

Proto zde uvádíme čtyři body, kterým je vždy nutné věnovat zvýšenou pozornost.

I. Na co by si měl dát pozor dodavatel:

  • Doba splatnosti

Zejména u velkých odběratelů hrozí, že budou mít tendenci požadovat co nejdelší dobu splatnosti. Dlouhá doba splatnosti ovšem znamená vyšší riziko druhotné platební neschopnosti ve vztahu k vlastním dodavatelům. Doporučujeme nepřistoupit na dobu splatnosti delší než 30 dnů.

II. Na co by si měl dát pozor odběratel:

  • Přesné vymezení předmětu smlouvy

Předmět smlouvy je vhodné vymezit co nejpřesněji, zejména ve vztahu k požadované jakosti. Aby odběratel předešel situaci, kdy má kvůli nejasně formulované smlouvě povinnost odebrat jiné zboží/služby, než o které měl původně zájem, doporučujeme jako přílohu smlouvy uvést podrobnou specifikaci zboží/služeb, ideálně včetně rozpočtu (případně seznamu jednotkových cen), který má být dodržen.

III. Pro obě smluvní strany:

  • Přesné vymezení procesu potvrzování dílčích objednávek

Při dlouhodobých a tedy méně formálních obchodních vztazích se často smlouvy dojednávají pouze telefonicky, bez písemného potvrzení. S tím následně mohou vznikat problémy, nejčastěji tak, že dodavatel dodá zboží, o němž odběratel tvrdí, že jej neobjednal, nebo naopak odběratel vyžaduje dodání zboží, které podle dodavatele vůbec nebylo objednáno. Jak tomu předcházet?

Ve smlouvě lze především vymezit, které osoby smějí podávat, resp. potvrzovat závazné objednávky, a to buď jmenovitě (v takovém případě bude při odchodu zaměstnance nutné rámcovou smlouvu upravit), nebo vymezením pracovní pozice. Dále je možné například dohodnout, že telefonické objednávky musí být do druhého dne potvrzeny e-mailem.

IV. Změny cen

Jak již bylo uvedeno, dodavatelské smlouvy se uzavírají na delší období; výjimkou nejsou ani smlouvy uzavírané na několik let. Přitom na čím delší dobu je smlouva uzavírána, tím vyšší je riziko, že v mezidobí dojde ke změně cen a tím pádem se pro jednu či druhou stranu stane smlouva méně výhodnou, než v době uzavírání. Této situaci se lze vyhnout tím, že je do dodavatelské smlouvy vloženo některé z následujících ustanovení:

  1. inflační doložka – možnost upravit ceny v závislosti na meziroční inflaci;
  2. pravidelné jednání o změně cen – cena za zboží/dílo je stanovena pouze na jeden rok s tím, že smluvní strany se zavazují k určitému datu (buď k výročí uzavření smlouvy, nebo např. k 1. lednu) zahájit jednání o nových cenách s tím, že není-li dohoda možná, lze smlouvu ukončit;
  3. měnová doložka – týká se zejména smluv, kde má vliv více než jedna měna (například suroviny jsou dodávány z USA nebo zemí eurozóny); jde o určitou obdobu inflační doložky, kdy lze ceny upravit v závislosti na pohybu kurzu koruny a vybrané měny.

2. Smlouvy se subdodavateli

Při větších zakázkách není většina dodavatelů schopna splnit své zakázky samostatně, pouze s využitím vlastních zaměstnanců. Přichází tedy nutnost svěřit část plnění specialistům, tj. subdodavatelům. Subdodávky jsou typické pro smlouvy o dílo; pro kupní smlouvu si lze subdodavatele představit jen těžko. Nejobvyklejším případem je stavebnictví – stavební společnost provádí dílo „na klíč“, ovšem musí si najmout další firmy na specializované činnosti jako je elektroinstalace, obklady apod.

Využívání subdodavatelů s sebou nese rizika, protože splnění smlouvy zčásti závisí na subjektu, jehož činnost nemůže hlavní dodavatel přímo ovlivnit. Základem úspěšné spolupráce je nejen výběr kvalitního subdodavatele, ale i dobře sepsaná smlouva. Jak tedy správně uzavřít subdodavatelskou smlouvu a na co si přitom dát pozor?

Základem je prověřit, zda vůbec smlouva uzavřená mezi odběratelem a hlavním dodavatelem připouští (nebo nezakazuje) možnost svěřit provedení části smlouvy jinému subjektu. Podle § 2589 OZ totiž „Zhotovitel buď provede dílo osobně, anebo je nechá provést pod svým osobním vedením. To neplatí, není-li provedení díla vázáno na osobní vlastnosti zhotovitele nebo není-li to vzhledem k povaze díla zapotřebí.“ Klasická smlouva o dílo bude spadat pod druhou větu citovaného ustanovení, tj. zásadně (ze zákona) je využití subdodavatelů povoleno. Nic ovšem nebrání tomu, aby si odběratel ve smlouvě výslovně vymínil, že trvá na splnění smlouvy dodavatelem a subdodávky nepřipouští.

Zakázání subdodávek není v praxi příliš obvyklé. Většinou jsou připouštěny s tím, že hlavní dodavatel odpovídá za splnění celého díla v plném rozsahu, tj. odpovídá i za části plněné subdodavateli.

Aby se hlavní dodavatel vyhnul nepříjemným důsledkům, které pro něj z této odpovědnosti vyplývají, je třeba část odpovědnosti přenést na subdodavatele. To lze učinit prostřednictvím subdodavatelské smlouvy. Výsledný vztah potom bude takový, že vzniklou škodu způsobenou subdodavatelem sice bude odběratel vymáhat po hlavním dodavateli a ten ji bude povinen uhradit, ovšem na základě tzv. regresu (postihu) bude následně moci vymáhat to, co na úhradu škody vynaložil, na subdodavateli.

Vztahy v souvislosti s případnou škodou tedy lze graficky znázornit následovně:

Dodavatelské smlouvy1

Důležitá je správná formulace subdodavatelské smlouvy především v případě, že smlouva uzavřená mezi odběratelem a hlavním dodavatelem obsahuje smluvní pokutu pro případ prodlení s dodáním. Je-li prodlení způsobeno pochybením subdodavatele, hlavní dodavatel opět je povinen smluvní pokutu uhradit. Po subdodavateli může následně zaplacenou pokutu vymáhat jen v případě, že je to mezi nimi ve smlouvě ujednáno.

Dalším bodem, na který je nutné dát zvlášť dobrý pozor, je doba splatnosti. V zájmu hlavního dodavatele je, aby nevhodným stanovením doby splatnosti nevznikla situace, kdy je hlavní dodavatel povinen zaplatit subdodavateli ve výrazně kratší době splatnosti, než má dohodnutou s odběratelem.

V ostatním platí pro subdodavatelské smlouvy to, co bylo uvedeno výše pro smlouvy dodavatelské.

Závěrem lze shrnout, že dodavatelské i subdodavatelské smlouvy mají v obchodním styku své nezastupitelné místo. Při jejich uzavírání je ovšem namístě co nejvyšší opatrnost a pečlivost, a to jak při výběru smluvních partnerů, tak zejména při formulaci textu smluv.