Efektivní propojení e-shopu s účetním softwarem

Efektivní propojení e-shopu s účetním softwarem

V rámci provozování internetového obchodu se dříve či později stane nutností napojit Váš e-shop na účetní program. Část dat na e-shopu potřebujete mít k dispozici i pro pohodlnou práci v účetním programu a naopak. Proto je potřeba vytvořit mezi těmito systémy synchronizaci dat.

Jaké data mezi systémy přenášet

Mezi e-shopem a účetním softwarem lze přenášet mnoho různých evidencí. Jedním z nejzákladnějších přenosů je import přijatých objednávek a nových zákazníků do účetního programu. Tam pak probíhá zpracování a vystavení faktur.

Po expedování objednávky je zvykem o tom informovat zákazníka pomocí e-mailové zprávy nebo SMS zprávy. Často se ale realizuje i zpětný přenos objednávek na e-shop. V rámci toho lze poslat i informace o vystavené faktuře, protože pak je možné ji přiložit do e-mailu jako přílohu. Pokud vystavujete i zálohové faktury, tak si dejte pozor na návrh tohoto přenosu – ujistěte se s Vaším programátorem, že se k objednávce připojí správná faktura v závislosti na aktuálním stavu objednávky.

Další z typických synchronizací je import cen zboží z účetního programu na e-shop. Cenotvorba probíhá standardně v účetním programu. Abyste tedy nemuseli ceny přepisovat ručně z jednoho systému do druhého, doporučuji realizaci tohoto importu.

Výše popsaným zpracováním a expedováním objednávky by se měl správně také snížit počet kusů zboží na skladě. Pokud si takto aktualizujete přesné počty kusů zboží na skladě, je vhodné přenést je na e-shop spolu s cenami zboží. Importem skladových dostupností docílíte, že na Vašem e-shopu budou vždy aktuální stavy skladu a Vaši zákazníci tak budou lépe informováni o dostupnosti zboží.

shutterstock_215226196

Princip přenosu

Data mezi e-shopem a účetním programem se přenáší pomocí datových souborů. Účetní program má většinou jasně definovanou podobu datového souboru. Programátor Vašeho e-shopu musí vytvořit scripty, které jsou schopny tyto datové soubory přijmout. Na jejich základě se pak data importují nebo naopak generují pro import do účetního programu.

Na počítači/serveru, kde máte nainstalovaný účetní program, by Váš programátor měl nahrát aplikaci, která zajistí zkopírování datových souborů na server, kde je provozován e-shop, a naopak. Měli byste mít možnost si tuto aplikaci a tím i celou synchronizaci spustit manuálně a také nechat ji spouštět automaticky třeba jednou za hodinu.

Problémy se synchronizací

Častým problémem synchronizace je snaha zbytečně přenášet co nejvíce informací. Synchronizace se tak stává nepřehlednou a její průběh trvá příliš dlouho.

Příkladem zbytečného přenosu jsou fotografie produktů. Zdánlivě je přenos fotografií rozumným rozhodnutím, osobně jsem ale přesvědčen, že je lepší fotografii vložit ke každému produktu v účetním programu a na e-shopu i za cenu dvojího vkládání. Vyhnete se tak složité synchronizaci, která by musela přenášet stovky megabytů dat a fotografie pravidelně aktualizovat.

Dalším problémem je tzv. “krabicové” řešení synchronizace – některé systémy, na kterých jsou postaveny e-shopy, mají již předpřipravené importy a exporty pro konkrétní účetní program. Pokud se rozhodnete pro toto řešení, tak se, prosím, poraďte s Vaším programátorem. Je totiž potřeba zjistit, jestli data uložená v účetním programu vyhovují požadavkům synchronizace. Je obvyklé, že každý si data vkládá do účetního programu individuálně s ohledem na sortiment zboží. Univerzální synchronizace by pak nemusela fungovat správně.

Posledním typickým problémem bývá nevhodná verze ekonomického softwaru. Před realizací synchronizace dat mezi e-shopem a účetním programem se ujistěte, že máte verzi, která podporuje navrhované přenosy. Mezi verzemi totiž bývají různé drobné rozdíly, které by správnost přenosu mohly negativně ovlivnit.

Komunikace mezi různými systémy mohou generovat spoustu nedostatků. Těm se ale snažíme předejít používáním aplikací, které již v sobě všechny potřebné systémy zahrnují. Pokud ale zvolíte cestu přenosu dat, doporučuji Vám držet se výše uvedených rad. Věřím, že Vám Vaši práci zjednoduší a zefektivní.