Mějte data v oblacích, ale nohy raději pevně na zemi

Mějte data v oblacích, ale nohy raději pevně na zemi

Každá firma, která se chce rozvíjet a růst, začne záhy hledat vhodné softwarové nástroje pro komunikaci a sdílení informací. Mezi klíčové funkce těchto nástrojů patří emaily, sdílení dokumentů, kalendářů a kontaktů. Softwarových řešení existuje nepřeberné množství, ale jak už to bývá, to ještě nijak nezaručuje, že zvolíte vhodné řešení.

Všechna data v cloudu. Nebo ne?

Využívat cloudových služeb, kterým se též říká SaaS (Software as a Service, tedy volně přeloženo Pronájem software formou služby), má mnoho výhod. Mezi ně můžeme uvést dostupnost, cenu, minimalizaci problémů při správě firemní IT infrastruktury, téměř neomezené prostředky apod.

Mezi nejznámější profesionální cloudové řešení pro správu emailů a sdílení dat můžeme zařadit Office 365 od Microsoftu, iCloude od Apple nebo Google (Gmail, Google Apps ad.). To jsou ty globální.

I když jsou cloudové služby v dnešní době velice moderní a rozvíjí se gepardí rychlostí, přesto není dobré zejména na ty globální nahlížet zcela nekriticky. Proto považujeme za důležité se zmínit alespoň o třech úskalích, která byste si měli při výběru uvědomit.

 

Úskalí č. 1: Tak a data jsou v cloudu

Pro spoustu firem je nepředstavitelné, svěřit svá data na místo, nad kterým nemají žádnou (vymahatelnou) kontrolu. Data leží kdesi v datových centrech společnosti Google (Microsoft, Apple apod.). Vzhledem k tomu, že výše zmíněné cloudové služby provozují obrovské nadnárodní společnosti, těžko se něčeho dovoláte, pokud se s vašimi daty něco stane. Ačkoliv jsou cloudy zabezpečeny na nejvyšší možnou úroveň a mnohonásobně jištěny, spoléhat se na to, že se s daty shledáte i zítra, tím spíše, jsou-li pro výš byznys životně důležité, nedoporučujeme.

Mějte data v oblacích, ale nohy raději pevně na zemi-1

Úskalí č. 2: Neplánované změny

Principem provozování globální cloudové služby je generovat zisk maximalizací počtu uživatelů. To je skvělé, protože to většinou znamená úsporu z rozsahu a vy můžete využívat služby s velmi nízkými náklady či úplně zadarmo (ne, prosím vás, pokud vám na datech stojí váš byznys, neriskujte a služby zdarma v žádném případě nepoužívejte).

Jenže to také znamená, že provozovatel nebude brát ohled na to, co chcete vy. Jste kapkou v moři. Takže nejenom, že se budete muset přizpůsobit, ale také nebude výjimkou, když se vám náhle něco ve službě změní. Viditelným i když spíše triviálním příkladem z poslední doby je velmi často propíraná otázka změny webového rozhraní emailové služby Gmail.

Úskalí č. 3: Potřebuji rychlou pomoc

Představte si, že se nemůžete připojit ke svému emailovému účtu, nefunguje kalendář nebo se nedostanete k dokumentům. Využíváte-li globálních cloudových služeb, můžete sice kontaktovat lokální firmu, která se zabývá implementací a poradenstvím, ale většinou váš problém nevyřeší. Problém je vždycky „tam venku“. Můžete jen čekat a doufat. Což v případě, kdy potřebujete rychle poslat obchodní nabídku, kterou máte v cloudu, není příliš povzbudivé.

Zimbra Collaboration Server – řešení pro váš vlastní bezpečný cloud

Existují však řešení, které zachovávají výhody cloudového přístupu, tedy vždy a odkudkoliv přístupné emaily, kalendáře a sdílení v rámci firmy a zároveň eliminují nedostatky, které jsme zmínili výše.

Jedním z takových řešení je groupware Zimbra společnosti VMware, Inc.

Zimbra je softwarový produkt, který je téměř přímou konkurencí Exchange od Microsoftu, ale přidává navíc výhody cloudu.

Pořízením nebo pronájmem Zimbry získáte prakticky úplný balík groupwarových funkcí, které pro plynulý a bezproblémový chod vaší firmy potřebujete. Zimbra zajišťuje komplexní správu emailů, kontaktů, kalendářů, dokumentů a jejich vzájemnou synchronizaci v týmu. Do kalendářů si můžete vzájemně nahlížet, sdílet prostředky (zasedačky či auta), delegovat oprávnění a spoustu dalšího. Samozřejmostí je i datové úložiště s neomezenou kapacitou a s funkcemi pro řízení uživatelských oprávnění či verzování dokumentů.

Zimbra kromě webového rozhraní a vlastního desktopového klienta, nabízí též možnost synchronizace s řadou desktopových klientů, včetně Microsoft Outlook, Apple Mail nebo Mozilla Thunderbird. Využít můžete i synchronizaci s mobilními zařízeními iOS (iPhone, iPad), Android a Windows Phone.

Jak řeší uvedená úskalí Zimbra?

Zimbru si můžete pořídit a provozovat třemi různými způsoby.

1) Zimbra jako open source zdarma

Zimbru můžete vyzkoušet a provozovat na vlastním serveru ve verzi open source zdarma. Toto řešení je z hlediska funkčnosti ochuzeno o možnost plné kompatibility synchronizace s MS Outlook a mobilními zařízeními.

2) Zimbra Professional v cloudu

Toto řešení představuje střední cestu mezi globálním cloudem typu Google a zcela privátním řešením na vašem vlastním serveru. Zároveň ale řeší všechny výše uvedené výhody.

Zimbra je v tomto případě provozována na serverech umístěných v České republice s dohledem a zálohováním, obsahuje veškeré funkce pro plnohodnotnou práci s emaily, kalendářem, kontakty a daty a zároveň v rámci služby pronájmu tohoto řešení získáváte technickou podporu v češtině se smluvně dojednanou reakční dobou (SLA).

Můžete se tak vždy spolehnout na to, že se vám a vašim zaměstnancům bude někdo věnovat a váš požadavek vyřeší.

Velkou výhodou tohoto typu řešení je to, že pokud se rozhodnete, že už nechcete Zimbru pronajímat, je možné se jednoduše z cloudu „odstěhovat“ jinam, třeba na svůj vlastní privátní server. Samozřejmě bez ztráty dat a složité migrace.

3) Zimbra jako privátní řešení

Chcete-li mít data u sebe a zároveň využít bohatých funkcí cloudových služeb Zimbry, můžete provozovat Zimbru i na vlastním serveru. Zde v tomto případě ale nezapomeňte na známé rčení: zálohovat, zálohovat, zálohovat.

Ve všech třech případech víte, kde vaše data jsou a máte je plně pod kontrolou. Nikdo neprovádí v nastavení či funkcích žádné změny bez vašeho vědomí. A pokud narazíte na problém, můžete se kdykoliv obrátit na zkušené techniky, kteří vám rádi pomohou.

V případě že máte zájem Zimbru zkusit, kontaktujte společnost NETERNITY GROUP, spol. s r.o., která se instalací, provozem a technickou podporou Zimbry v Česku zabývá.

zimbra.neternity.cz | info@neternity.cz | +420 212 240 121